7 sfaturi pentru corporate event plannerii din Bucuresti

Corporate event plannerii din Bucuresti au o misiune dificila si consumatoare de timp, aceea de a organiza evenimente pentru corporatii si corporatisti. Fie ca este vorba de o intalnire intre mai multi parteneri, o sedinta intre asociati, o strangere de fonduri sau chiar o lansare de produs, acestia trebuie sa aiba o multime de cunostinte si de abilitati pentru a face un eveniment sa aiba succes.

In continuare vom vorbi despre cateva sfaturi care ii pot ajuta pe corporate event plannerii din Bucuresti sa organizeze un eveniment cu un masiv succes.

  1. Creeaza un buget de cheltuieli

Inainte sa pui intr-o lista ce trebuie sa cumperi sau cati bani ai, fa-ti un buget de cheltuieli pe care sa nu il depasesti. Evenimentele in general tind sa coste mai mult decat este prevazut si acest lucru nu este in regula. Fa-ti o lista detaliata de cheltuieli si subliniaza acele lucruri pe care sponsorii le pot acoperi. Cu cat lucrezi cu mai multe branduri si parteneri cu atat vei putea economisi.

  1. Ia in considerare strangerea de fonduri

Strangerea de fonduri pentru evenimentul tau poate fi o optiune pe care nu ai luat-o in considerare, dar care ar functiona perfect. Daca este prima oara cand organizezi un eveniment, foloseste platforme pentru a strange fonduri pentru evenimentul tau. Daca nu se strang bani destui sa acopere un anumit numar de bilete, atunci evenimentul nu va avea loc. Este un sistem foarte util, venit din Statele Unite, care poate fi o mina de aur pentru corporate event plannerii din Bucuresti.

  1. Ai nevoie de un plan de marketing foarte detaliat

Pune la punct un plan de marketing pentru eveniment. Cu cat esti mai organizat si mai specific in planul tau, cu atat sunt sanse mai mari de reusita. Cauta oameni specializati sa te ajute daca nu te pricepi foarte bine la marketing.

  1. Fii perseverent si neobosit in eforturile tale

Daca vei obosi si vei renunta la elemente ale planului, totul se va destrama. Pana nu se desfasoara evenimentul, trebuie sa dai dovada de perseverenta si o forta de munca neobosita, care nu vrea sa doarma. Aduna oameni, oameni, oameni. Nu vrei sa fii singur la eveniment.

  1. Da motive reale oamenilor sa vina la evenimentul tau

Daca nu le oferi motive bune, reale, concrete pentru care sa vina, oamenii nu se vor obosi sa ia in seama evenimentul organizat de tine. Este foarte important sa stii cum sa te vinzi si cum sa vinzi un eveniment, mai ales in business world. Oamenii din lumea business au nevoie de un continut educational, sa simta ca vor invata ceva daca vor veni sau sa aduci pe cineva de la care sa invete ceva, un speaker faimos, un trainer, coach, un expert intr-un domeniu.

  1. Pune in scris beneficiile pe care audienta le va avea daca o sa vina

Oamenii nu stiu si nu isi dau cu presupusul despre evenimente. Corporate event plannerii din Bucuresti trebuie sa spuna in scris ce ofera audientei, participantilor pentru ca acestia sa aiba anumite asteptari si o idee clara despre ce o sa se intample la eveniment. Cu cat sunt mai multe detalii, cu atat sunt mai multe sanse sa apara. Totusi, nu scrie un roman. Nu vrei sa plictisesti.

  1. Invata sa vorbesti cu presa

Jurnalistii sunt mereu ocupati sau presati de termene limita. Nu au timp sa asculte o prelegere. Fii concis, dar da de inteles ca stii mai multe decat le spui si ca te pot cauta pentru mai multe informatii. Iar este vorba despre vanzarea unei idei, de vanzarea propriului brand sau brandului personal.

Advertisements

Sfaturi pentru business event plannerii din Bucuresti

Evenimentele memorabile nu se creeaza din senin. Daca unul tocmai s-a produs inseamna ca un business event planner din Bucuresti si-a facut munca foarte bine. Pentru un astfel de rezultat este nevoie de multa munca, rabdare si perseverenta.

Exista o multime de sfaturi pentru event planneri in general. Vom aminti 10 cele mai importante sfaturi pentru a crea un eveniment memorabil.

  1. Decide care este audienta dorita inainte sa incepi planificarea propriu-zisa

Este foarte important sa ai in vedere ce tip de oameni o sa inviti sau ce tip ce oameni ai vrea sa atragi. „Pentru cine” devine cea mai importanta intrebare cand organizezi un eveniment de orice tip. Odata decis pentru cine faci toate eforturile, raspunsurile la celelalte intrebari vor veni de la sine. Organizarea unui eveniment inseamna raspunsuri la o lista de intrebari, de aceea este bine sa pui pe hartie totul: intrebari si raspunsuri.

  1. Fa o lista cu materiale sau servicii de care ai nevoie: include totul de la iluminat pana la racoritoare

In organizarea unui eveniment totul conteaza si micile detalii fac diferenta. Metodele de entertainment, mancare si bautura, chiar si locurile de parcare sunt importante. Trebuie sa gandesti din perspectiva invitatului, sa intelegi de ce ar avea nevoie si ce trebuie tu sa ii oferi sa se simta bine. Fa o lista pentru a nu uita lucruri importante sau idei geniale.

  1. Alege un scop clar pentru organizarea evenimentului

decorationFiecare eveniment trebuie sa aiba un scop bine definit pentru a nu face eforturi degeaba. Trebuie sa stii exact de ce faci ce faci, ce speri sa obtii. Vrei sa iti dezvolti afacerea, sa atragi noi colaboratori sau investitoti? Vrei sa strangi sau sa faci bani? Daca lucrezi cu o echipa, fa bine sa le spui si lor care este scopul. Un business event planner din Bucuresti de succes stie intotdeauna ce scop are si pentru ce depune in mod constant eforturi.

  1. Fii atent la date pentru a nu te suprapune cu alte evenimente

Este important ca data evenimentului pe care vrei sa il organizezi sa nu se suprapuna cu alte evenimente. De asemenea este de preferat sa nu fie aproape de sarbatori sau de perioadele in care se iau concediile. Daca se poate fii atent la alte evenimente din aceeasi industrie pentru a evita sa pierzi din public in favoarea lor.

  1. Fii dispus sa faci schimbari legate de numarul participantilor, locatie sau orice alt detaliu

Procesul de organizare de evenimente este un proces dinamic care sufera modificari constant. Pentru un business event planner din Bucuresti este important sa fie deschis la schimbari si sa nu se simta descurajat. Lucrul acesta este natural si perfect normal atat timp cat scopul final nu este pierdut din vedere. Intotdeauna este loc de mai bine si se cere adaptabilitate, flexibilitate.

  1. Cunoaste-ti limitele

Se stie de la inceput ca scopul final al organizarii unui eveniment este crearea unuia care sa aiba succes la public. Pana la atingerea acestui obiectiv este important ca business event planner-ul din Bucuresti sa isi evalueze cu atentie si onestitate limitarile si capacitatile. Acestea pot fi legate de marimea bugetului sau de timpul de planificare si organizare. Un eveniment important si cu un numar mare de participanti are nevoie de mai multe luni de organizare, pe cand unul mai mic, intim chiar poate fi realizat chiar intr-o saptamana. Daca bugetul este mic, va trebui sa compensezi prin creativitate si multa implicare din partea ta. Un business event planner din Bucuresti care are experienta nu se va supraestima niciodata si va stii cand sa se opreasca.

  1. Creeaza-ti obiective SMART

Se incepe cu strategie. Orice eveniment de succes, la fel ca in construirea unei afaceri, are nevoie de o strategie geniala. Evenimentele live sunt o modalitate buna de a-ti populariza brandul, de a te conecta cu alti competitori, de a primi feedback asupra muncii tale, dar este esential sa stii ce obiective ai. Creeaza-ti obiective masurabile si realizabile de care sa te tii. Toate eforturile tale trebuie sa se duca in directia lor.

  1. Creeaza-ti un plan de finantare

Trebuie sa stii de la inceput cine va plati pentru eveniment. Unele evenimente sunt platite de sponsori, vanzari de bilete, buget intern de marketing sau o combinatie din toate trei. Cand creezi bugetul pentru eveniment, nu uita sa estimezi cati bani poti primi din sursa de venit. Inainte sa platesti pe oricare din colaboratori sau sa semnezi un contract, este o idee buna sa iei un avans de la sponsori sau din vanzarea de bilete. Trebuie sa te asiguri ca ai cu ce plati.

Ce inseamna event planner si event planning de succes?

In primul rand, daca iti doresti sa fii un bun event planner este important sa fii trup si suflet dedicat  acestui job. Sa fii multi-tasking este pe aceeasi pozitie, sa fii foarte bine organizat si putina charisma nu strica, eventual o stea norocoasa care sa iti aduca mereu numai momente si clienti pe aceeasi lungime de unda. Pe langa toate acestea, nu uita ca un strop de creativitate este tot in topul abilitatilor cerute si conteaza foarte tare in momentele mai mult sau mai putin bune.

De ce sa fii multi-tasking, dedicat trup si suflet sau chiar creativ?

Ca si event planner trebuie sa ai 4 maini, 4 picioare si o minte foarte rapida, deoarece clientul se asteapta ca tu sa rezolvi tot ce doreste el in timp record, iar asta te pune in situatia in care uiti de masa, de casa ta si uneori chiar si de tine.

De ce organizat si nu altfel?

Organizarea este foarte importanta in event planning deoarece daca nu iti poti organiza timpul sau spatiul, cum altfel o sa reusesti sa organizezi un eveniment? Este o intrebare logica si foarte punctuala. De aceea de multe ori o sa intalnesti la interviurile din zona event planning-ului multi angajatori care au la ei agende, tablete si telefoane pentru a nota, inregistra tot ce zici. O sa vezi ca inclusiv cat iti iau tie interviu, se vor ocupa de un client si aici ajungem iar la multi-tasking.

Multi-tasking e mai palpitant

Da, e palpitant, dar si foarte intens, iar asta poate fi o caracteristica definitorie in această industrie. Daca nu te poti multiplica si nu poti rezolva tot ce avea deadline data de ieri, inseamna ca e bine sa te evaluezi singur si sa spui “Da, sunt facut pentru acest job!” sau “Nu, nu sunt facut pentru acest job!”.

Creativitate, creativitate si iar creativitate…

Clientul asteapta de la tine sa ii citesti gandurile si sa reusesti imposibilul, iar pentru asta trebuie sa ai o doza mare de creativitate pe care sa o utilizezi oricand, inclusiv cand clientul iti atrage atentia ca undeva, exista o “mica problema”. De aceea pentru lucrand in event planning este foarte important sa fie creativ si in somn.

Apropierea de client si istoria acestuia pentru crearea celei mai bune oferte

Daca un clientul este nou este necesar ca inainte de a face o oferta acestuia, sa vezi istoria firmei, sa cauti cat mai multe informatii si sa creezi dupa aceea o conexiune cu acesta. Nu uita niciodata ca intre tine si client, el este cel important, iar dorinta lui este porunca pentru tine.

Acestea fiind spuse, pentru a fi un event planner bun trebuie sa fii organizat, sa ai o doza mare de creativitate, sa poti sa te multiplici si sa stii ca ziua are 32 de ore, nu 8, 12 sau 48 de ore; latura multi-tasking sa fie foarte bine dezvoltata. Event planningul este un domeniu solicitant care te va forta sa inveti sa te perfectionezi in continuu.